Databeskyttelses politik

Publiceret:

06.03.2024

Beskyttelse af personlige oplysninger har høj prioritet hos Carlsbergfondet. Vi har derfor udarbejdet en politik for, hvordan Carlsbergfondet (”vi” eller ”os”) behandler dine personlige oplysninger.

Carlsbergfondet er den dataansvarlige

Carlsbergfondet, CVR-nr. 60223513, beliggende H.C. Andersens Boulevard 35, 1553 København V, Danmark er dataansvarlig. Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder - som beskrevet længere nedenfor - eller hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Carlsbergfondet på telefon 33435363 eller via e-mail data@carlsbergfondet.dk.

Vores behandlingsaktiviteter

Du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor.

Formålene med behandlingerne
Carlsbergfondet indsamler og behandler dine personoplysninger til brug for:

  • Fondsadministration og fondsdonation, herunder
    • At vurdere, hvorvidt Carlsbergfondet vil yde donation til dig eller dit projekt, herunder dele din ansøgning med fagpersoner, der indgår i Carlsbergfondet, eller som konsulteres som led i behandling af ansøgningen.
    • At offentliggøre og omtale af dit projekt - herunder personoplysninger såsom navn og evt. stillingsbetegnelse - på vores hjemmeside, såfremt du får tildelt donation fra os.
    • Viderebehandling til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål og statistik
    • Udarbejde og føre budget og regnskab
    • Deltagelse i relevante faglige arrangementer samt facilitering heraf (læs mere i afsnittet ”Arrangementer”)
    • Sende dig nyhedsbreve (læs mere i afsnittet ”Nyhedsbreve”)
    • Deltagelse i tilfredshedsundersøgelser (læs mere i afsnittet ”Tilfredsheds- og brugerundersøgelser”)
    • Jobrekruttering
    • TV-overvågning

Databeskyttelsesforordningen er i det følgende omtalt som ”forordningen” og Databeskyttelsesloven som ”loven”.

Fondsadministration og fondsdonation

Det er Carlsbergfondets mission at yde støtte til grundforskning på højt internationalt niveau inden for naturvidenskab, humaniora og samfundsvidenskab.

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig som ansøger om fondsdonation, der er indsamlet hos dig:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

Stamoplysninger såsom navn, adresse, e-mail, telefonnummer.

Oplysninger om og beskrivelse af projektet, budget for projektet, bankoplysninger.

* Såfremt ansøgningen omfatter flere personoplysninger, behandles alle de angivne personoplysninger i samme omfang.

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger for at varetage fondets legitime interesse i at behandle din ansøgning, herunder for at vurdere, hvorvidt vi skal donere støtte til dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f.  

Såfremt du får tildelt en donation, behandler Carlsbergfondet endvidere almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. b.

Såfremt du får tildelt en donation behandler – herunder offentliggør – Carlsbergfondet på vores hjemmeside, almindelige personoplysningerne såsom navn, stillingsbetegnelse samt beløb på donationen, for ligeledes at varetage en legitim interesse i at omtale, hvad fonden har støttet, og dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Carlsbergfondet behandler personoplysningerne, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som Carlsbergfondet er underlagt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. c.

Hvis du modtager donation fra os, skal du være opmærksom på, at visse almindelige oplysninger kan offentliggøres uden dit samtykke. I den forbindelse kan vi offentliggøre almindelige personoplysninger såsom navn, billede og stillingsbetegnelse, samt beløb på donationen og øvrig beskrivelse af projektet.

Carlsbergfondet kan behandle billeder af dig med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Forinden offentliggørelsen vurderer vi altid, om vi har en legitim interesse i at offentliggøre billedet, fx som led i omtalen af et projekt, som vi har støttet. I vurderingen indgår karakteren af billedet, hvor og hvorfor billedet er taget, i hvilken sammenhæng billedet indgår, hvad der er formålet med offentliggørelsen og hvilke eventuelle indvirkninger en offentliggørelse af billedet kan have for de personer, der er afbilledet. Herudover vurderes det altid, om formålet med billedet stemmer overens med formålet med offentliggørelsen og evt. den tekst, som er tilknyttet billedet. Hvis du er utilfreds med offentliggørelsen af billedet, har du ret til at gøre indsigelse.

Hvis vi vurderer ikke at kunne offentliggøre billedet på baggrund af vores legitime interesse, vil vi bede om dit samtykke inden offentliggørelsen af billedet, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi kan modtage billederne direkte fra dig eller fra de organisationer, fx foreninger, som vi har støttet eller indgået et samarbejde med.  

Følsomme personoplysninger:

Personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Carlsbergfondet har ikke brug for at behandle følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår fonden.   

Hvis vi modtager følsomme oplysninger i din ansøgning, som kan adskilles fra den øvrige ansøgning og som ikke er relevante, vil disse følsomme oplysninger blive slettet umiddelbart efter modtagelsen, hvorefter din ansøgning vil blive behandlet.

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Dine oplysninger kan overlades til fagpersoner inden for Carlsbergfondet, der indgår i Carlsbergfondet, eller som konsulteres som led i behandling af ansøgningen. Herudover kan dine personoplysninger overlades til databehandlere, der behandler dine personoplysninger på vegne af Carlsbergfondet.

Vi kan videregive dine personoplysninger i form af dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer til følgende modtagere:

  • Offentlige myndigheder.
  • Revisor, og evt. advokat og øvrige rådgivere.
  • Danmarks Statistisk (kun videregivelse af CVR-nummer til brug for indberetning af bevillinger).

Vi videregiver dine personoplysninger til ovenstående modtagere, fordi vi enten er pålagt det, eller fordi ovenstående skal behandle dine personoplysninger i medfør af lovgivning.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.


Opbevaring og sletning
Carlsbergfondet vil behandle dine personoplysninger under hele ansøgningsforløbet, som typisk vil strække sig over seks måneder.

Hvis du får en bevilling, vil dine almindelige personoplysninger – herunder ansøgning – blive opbevaret og behandlet til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål, jf. forordningens art. 5, stk. 1, litra e.

Henset til Carlsbergfondets position og betydning i dansk historie, har Carlsbergfondet en legitim interesse i den fortsatte opbevaring, som alene sker til behandling til de førnævnte formål, herunder opbevaring i fondets interne oversigt over støttede formål og projekter, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Hvis vi beslutter ikke at yde en donation, vil dine personoplysninger, herunder ansøgning og afslag, slettes efter tre år ved projektansøgninger på under 100.000 kr., og projektansøgninger på over 100.000 kr. vil slettes efter fem år. Formålet med opbevaringen efter afslag begrundes i fondets historiske interesse i at have personoplysningerne, til brug for fondets virke med henblik på at kunne differentiere støtte fremadrettet, samt for at overholde lovgivningen vedrørende tilsyn med fondsstøtte.

Inaktive brugerprofiler i vores ansøgningssystem slettes efter to års inaktivitet. Forinden sletningen vil du modtage en mail med information om, at du bliver slettet i systemet, hvis ikke du besvarer mailen inden for en frist på en måned. 

Arrangementer

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig, som tilmelder dig et af Carlsbergfondets arrangementer:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

E-mail, navn, titel og virksomhed/organisation, telefonnummer og eventuelle allergier  

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger, da det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale med dig om deltagelse i arrangementet, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. b.

Carlsbergfondet kan også invitere dig til et fagligt arrangement, som vi har vurderet som værende interessant for dig. Dette gør vi grundet vores fælles legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger til andre parter.  Vi kan dele deltagerlisten med de øvrige deltagere, som er tilmeldt arrangementet. Af deltagerlisten vil der alene fremgå personoplysninger som navn, e-mailadresse, organisation og stillingsbetegnelse. Såfremt du ikke ønsker, at dine personoplysninger skal fremgå af deltagerlisten, bedes du venligst rette henvendelse til os.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi har et sagligt behov for behandlingen. Vi vurderer endvidere, om der er særlige forhold, der kræver kortere eller længere tids opbevaring.

Nyhedsbreve

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig som tilmelder dig Carlsbergfondets nyhedsbreve:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

E-mail, navn og virksomhed/organisation

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger, da det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale med dig om modtagelse af nyhedsbreve, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. b.

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Der sker ikke videregivelse af dine personoplysninger. Dine oplysninger kan overlades til en ekstern e-mail markedsføringsplatform, der vil modtage din e-mailadresse og dit navn til brug for udsendelse af nyhedsmails.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi sender dig nyhedsbreve, og indtil to år efter, at det har været anvendt sidste gang.

Afmeldte abonnenter slettes manuelt månedligt.

Tilfredsheds- og brugerundersøgelser  

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig som deltager i diverse tilfredsheds- og brugerundersøgelser:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

E-mail, navn og virksomhed/organisation (ved brugerundersøgelser behandles som udgangspunkt kun oplysninger om navn)

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger, for at forfølge en legitim interesse i at kunne forbedre sin virksomhed, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine personoplysninger til andre parter.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi har et sagligt behov for behandlingen.

Jobrekruttering

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig, som led i jobrekruttering med det formål at besætte opslåede eller fremtidige stillinger hos Carlsbergfondet:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, ansøgning og CV.

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger, idet vi har en legitim interesse i at vurdere dig som kandidat og besætte stillingen, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Carlsbergfondet har ikke brug for at behandle følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger og CPR-nummer ikke tilgår fonden. 

Carlsbergfondet kan endvidere behandle oplysningerne med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for, at vi eventuelt kan indgå en ansættelseskontakt med dig.
 

Referencer

Carlsbergfondet indhenter kun referencer, såsom fra tidligere arbejdsgivere, på baggrund af dit samtykke, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Derudover kan Carlsbergfondet benytte rekrutteringsbureauer med det formål at besætte konkrete stillinger. De personoplysninger Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag er de samme som ovenfor.  

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Vi behandler alle dine personoplysninger fortroligt og det er således kun de medarbejdere, som er involveret i rekrutteringsprocessen, der har adgang til dine oplysninger.

Vi kan modtage personoplysninger fra tredjeparter, som eksempelvis testudbydere, rekrutteringsbureauer eller lign., som i forbindelse med rekrutteringsprocessen leverer tjenester til os. Carlsbergfondet sørger i så fald for at indgå nødvendige aftaler for bl.a. at sikre, at personoplysningerne behandles sikkert og forsvarligt i henhold til de forpligtelser, der følger af databeskyttelsesforordningen.

Som udgangspunkt overfører eller overlader vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.

Opbevaring og sletning
Vi behandler dine oplysninger indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet. Under alle omstændigheder sletter vi dog dine oplysninger senest seks måneder efter, at vi har modtaget din ansøgning, medmindre vi konkret vurderer, at der er særlige forhold, der kræver en kortere eller længere tids opbevaring, eller i tilfælde af, at du har givet samtykke til, at vi opbevarer dem i længere tid fx i forbindelse med besættelse af andre eller fremtidige stillinger.

Såfremt du bliver ansat, vil dine oplysninger overgå til din personalemappe.

Hvor dine personoplysninger stammer fra
Udover de oplysninger, som du selv taster ind, kan vi i forbindelse med udvælgelsesprocessen søge efter relevante offentliggjorte informationer på internettet, herunder LinkedIn og Facebook.

TV-overvågning

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger om dig grundet tv-overvågning i dørtelefon og indgange til Carlsbergfondet:

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

Billeder i forbindelse med tv-overvågning  

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger, idet vi har en legitim interesse af sikkerhedsmæssige og kriminalpræventive hensyn, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Vi videregiver kun dine personoplysninger, som stammer fra tv-overvågning, hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke, hvis det følger af lov, eller hvis videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed. 

Opbevaring og sletning
Billede- og lydoptagelser med personoplysninger, der stammer fra tv-overvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed slettes som hovedregel 30 dage efter, at de er blevet optaget.

I særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt af hensyn til en konkret tvist eller tv-overvågningslovens § 4c, stk. 2, kan optagelsen opbevares i længere tid.

Dine rettigheder

Retten til indsigt:
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personligoplysninger vi har registreret om dig.

Retten til at få berigtiget data: 
Du har ret til at anmode om at få dine personligoplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende. 

Når du har ansøgt om støtte via Carlsbergfondets ansøgningssystem, har du selv mulighed for at rette din personoplysninger. Du kan tilgå dine ansøgninger og dermed rette dine personoplysninger i CF-Grant via følgende link: https://ansogning.carlsbergfondet.dk/

Retten til at få slette data:
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de personligoplysninger, som vi behandler om dig.

Hvis du beder om at få slettet personoplysninger, som relaterer sig til en igangværende ansøgning, skal du vide, at vi ikke vil have mulighed for at behandle ansøgningen. Det samme gør sig gældende, hvis du trækker dit samtykke tilbage.  

Retten til at få begrænset behandling af data
Du har ret til at anmode om vi begrænser behandlingen af dine personligoplysninger. Carlsbergfondet foretager ikke automatisk behandling af personoplysninger (profilering). 

Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af data
Du har ret til at modsætte dig anvendelse af dine personligoplysninger, der er baseret på Carlsbergfondets retmæssige interesser. Vi fortsætter ikke med at anvende dine personligoplysninger, medmindre vi kan påvise en saglig grund til deres anvendelse, som tilsidesætter dine interesser og rettigheder og/eller på baggrund af lovmæssige krav.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, som foretages på baggrund af interesseafvejningsreglen.

Retten til at overføre data: 
Du kan også kontakte os, hvis du vil høre om dine muligheder for dataportabilitet.

Retten til at tilbagekalde dit samtykke
Hvis du har givet samtykke til en behandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte Carlsbergfondet.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.  

Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på data@carlsbergfondet.dk.  Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk.

Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi passer godt på dine personoplysninger, og derfor kan der være behov for, at vi opdaterer denne databeskyttelsespolitik.

September 2021, version 2.6.